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Manejo y protección de datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

BOROJO DE COLOMBIA SAS, Sociedad comercial identificada con el NIT 900.036.070-6, ubicada en la ciudad de Cali Valle, con dirección Calle 5B 26-79, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , teléfono 445 8491. Como empresa responsable, actuando en concordancia con sus valores corporativos y en observancia al compromiso asumido, ha actualizado sus procesos internos, a fin de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, sobre la protección de datos personales, expide las políticas de tratamiento de bases de datos. 

Esta medida incide también de manera directa, en la privacidad de la información en su vida privada, familiar, domicilio o correspondencia. La principal razón de ser de la sociedad es la comercialización de productos además velamos en todo momento por la satisfacción y el bienestar integral de nuestros clientes, proveedores y empleados. Por ello, se han implementado las presentes políticas de datos personales en poder de Borojo de Colombia SAS, acompañada de la definición de los formatos y mecanismos de actualización de datos, que nos permitirá contar con la información precisa y necesaria. De la misma manera, quedan regulados los deberes de BOROJO DE COLOMBIA SAS y los derechos del titular de los datos recolectados y tratados. La presente política se redacta en concordancia con la normativa aplicable en materia de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y demás normativa de desarrollo) y estarán vigentes desde su publicación. 

TRATAMIENTO Y BASES DE DATOS. 

El tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos, la empresa actúa en calidad de responsable, en la medida que es quien realiza el tratamiento de los datos. 

Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales y de revocatoria de la autorización deben darse a conocer o ser fácilmente accesibles a los Titulares de la información e incluirse en la política de tratamiento de la información

Borojo de Colombia SAS no tratará datos los cuales no hayan sido previamente autorizados por el titular salvo datos de naturaleza pública u otros expresamente previstos por la Ley que no requieran autorización. 

Aviso de privacidad: En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. 

AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: 

Consentimiento previo, expreso que el titular hace mediante la aprobación del uso de los datos personales a Borojo de Colombia SAS para uso interno y suministro de los mismos a aquellas entidades gubernamentales que lo exijan en caso de que lo requieran. 

De acuerdo con la información que la empresa maneja las bases de datos surgen de las actividades que esta realiza diariamente, clasificándolas de la siguiente manera: clientes, proveedores y empleados. 

CLIENTES Y PROVEEDORES. 

Los datos que se recolectan en esta base de datos de clientes y proveedores que pueden ser permanentes o inactivos son los siguientes: nombre de la persona u organización, cedula de ciudadanía, número de identificación tributaria, nombre del representante legal o contacto, dirección, teléfonos, correo electrónico y tipo de servicios o productos que suministra. 

FORMA EN LA QUE SE RECOLECTA LA INFORMACION. 

  • Certificado de existencia y reconocimiento 
  • RUT 
  • Contrato 
  • Estados financieros 

 

FINALIDAD. 

Una vez se recolecten los datos, la información es cargada a la base datos para la elaboración de facturas, ingresos de entradas de almacén, elaboración de egresos, controles de pago, solicitud de certificados de retención e información de novedades. 

TRATAMIENTO. 

Se procede a crear una carpeta física con la información del cliente y proveedor, luego se alimenta la hoja de cálculo con la información descrita anteriormente, es actualizada de manera periódica conforme a lo suministrado por el titular. Esta es de uso exclusivo de la compañía. 

VIGENCIA. 

Sus datos serán almacenados durante el tiempo que la sociedad considere necesario en cumplimiento de la presente ley. 

EMPLEADOS. 

Los datos que se recolectan en esta base de datos corresponde a empleados activos o inactivos, de los cuales se identifican las siguientes aspectos: nombres apellidos, fecha de nacimiento, con ciudad y departamento, número de identificación, lugar de expedición, fecha de expedición, edad, estado civil, último lugar de trabajo, motivo de retiro, lugar de residencia, dirección, teléfono, barrio, ciudad, vivienda propia o no, información académica, información familiar (padres, esposa e hijos), correo electrónico, EPS, fondo de pensiones y cesantías, número de cuenta bancaria, nombre de la entidad bancaria y ciudad. 

FORMA EN LA QUE SE RECOLECTAN LOS DATOS. 

  • Contrato laboral o de prestación de servicios. 
  • Hoja de vida. 
  • Copia de documento de identidad. 
  • RUT 

 

FINALIDAD. 

Los datos anteriormente descritos, se recolectan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas de un contrato laboral y/o prestación de servicios, tal como lo son las afiliaciones a las distintas entidades de la seguridad social y cajas de compensación familia. 

TRATAMIENTO. 

La información una vez se encuentre en nuestras instalaciones se procede almacenar en físico y medios electrónicos como los son las hojas de cálculo en donde se representa la información suministrada en los distintos documentos que entrego el personal el día de su vinculación con la empresa. 

VIGENCIA. 

Sus datos serán almacenados durante el tiempo estimado por la empresa para los fines con base a los cuales han sido recolectados. 

Borojo de Colombia considerará medidas razonables para mantener un nivel adecuado de seguridad que permita que los datos de los involucrados con la 

empresa sean tratados con la mayor confidencialidad posible y bajo medidas pertinentes para evitar cualquier sustracción, pérdida o deterioro. 

De producirse modificación alguna en el tratamiento de sus datos Borojo de Colombia SAS, procederá a su actualización y nueva publicación por los medios autorizados. El titular al diligenciar los formatos establecidos por Borojo de Colombia, está aceptando expresamente la presente Política de tratamiento de datos. 

La transferencia de datos fuera del territorio nacional, siempre se observaran por los procedimientos establecidos en la ley 1581 de 2012 y en su normativa de desarrollo, así como las instrucciones que disponga la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que regule la materia. 

Igualmente, se podrá suministrar información personal a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial o en cualquier otro caso permitido expresamente por la normativa vigente. 

DERECHOS DEL TITULAR. 

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. 

b) Solicitar la prueba de autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando se exceptué conforme al artículo 10 de la ley 1581 de 2012. 

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso de que le ha dado a sus datos personales. 

d) Informar ante la superintendencia cualquier irregularidad de la presente ley 1581 de 2012 y demás normas que modifiquen. 

e) Revocar la autorización y/o solicitar supresión del dato cuando el tratamiento no cumpla con los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En este caso procede la superintendencia cuando el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley. 

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que han sido objeto de tratamiento. 

 

MECANISMOS QUE LOS TITULARES PUEDE UTILIZAR PARA EJERCER SUS DERECHOS. 

Cuando los titulares observen alguna inconformidad respecto a la información que fue dispuesta para uso de la compañía en los diferentes procesos y actividades necesarias para el cumplimiento del objeto social. El titular o la persona que habilite mediante poder notarial o autorización firmada por el mismo podrá ejercer sus derechos de acceso y consulta de toda la información personal contenida en nuestras bases de datos, así como, realizar cualquier solicitud con el fin de corregir, actualizar, cancelar o suprimir cualquier dato personal o advertir un presunto incumplimiento de la legislación vigente en materia de Protección de Datos. 

Podrán acceder a los diferentes mecanismos enunciados en la ley 1581 de 2012 (consulta y reclamo) ante los responsables del tratamiento de los datos. 

  • CONSULTA. El responsable de los datos personales deberá suministrar la información al titular de la información o quien haya sido autorizado, esta deberá ser atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de la misma. En caso de que no cumplir se informara al interesado explicando los motivos de la demora y la fecha en la que será atendida la consulta está en ningún caso deberá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
  • RECLAMO.  Este trámite lo pueden hacer los titulares o causahabientes cuando consideren que se deba actualizar, corregir, suprimir información contenida en la base de datos o incumplimiento de algunos de los deberes contenidos en esta norma. Se deben dirigir ante el responsable del tratamiento o encargado teniendo en cuenta las reglas descritas en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012. 

Los medios disponibles para que los titulares puedan ejercer dicho sus derechos son: Teléfono 4458491, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  

El titular tiene el derecho de elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio si, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo, no se ha atendida su solicitud por parte de Borojo de Colombia. 

VIGENCIA DE LA POLITICAS Y BASE DE DATOS. 

Las presentes políticas de tratamiento de base de datos personales fueron creadas el día 24 de Octubre de 2.016 y empieza a regir a partir del día de su publicación.